Cada vez mais o trabalho online e digital é comum, com isto os problemas de produtividade começam a surgir dia após dia.

Porém alguns deles podem não estar diretamente ligados ao que você imagina, alguns inclusive podem ser o OPOSTO!

Nós do Assinadoc e 4 Steps temos 07 anos de experiência no modelo remoto e reunimos algumas dicas para ajudar você e sua equipe! 😀

É uma maratona, não 100 metros.

Dos diversos problemas que rondam o trabalho remoto alguns se destacam como o burnout, a preguiça e baixo rendimento, as crises de ansiedade e até pânico!

Isto ocorre pois existem dois extremos que chegam ao mesmo ponto, a falta de produtividade, confira os dois e algumas dicas para lidar com cada um.

Muito de vagar

Muitas pessoas tem problemas de concentração e até mesmo dificuldade de concentração, estas pessoas vão ter a tendência de deixar pequenas tarefas para mais tarde e no final vão atrasar projetos e não vão conseguir produzir.

Com estas pessoas é essencial tem um controle de metas a curtíssimo prazo, tipo diariamente, tente quebrar os projetos em tarefas e as tarefas em atividades menores ainda, se possível diárias.

Recomendamos o uso de “Todo Lists”, elas são muito legais e dão uma noção e sensação de produtividade, diversas são colaborativas, então você pode acompanhar cada tarefa que sua equipe risca, além disto a colaboração força a produção pois ninguém quer que os colegas vejam que você não fez algo.

Você pode conferir nestas ferramentas o Todoist e o Evernote, mas existem centenas de ótimos apps gratuitos por aí!

Muito rápido

Um dos problemas mais comuns é ir muito rápido, o trabalho remoto é uma maratona, não uma corrida de 100 metros, então se você começar a iniciar o trabalho mais cedo, terminar mais tarde e pular folgas você vai se esgotar mais rápido.

É extremamente importante ter marcos para descansar e para relaxar, além disto existem formas concretas de “forçar” sua equipe a parar um pouco, confira algumas delas.

  • Pausa para o café: Uma tática muito legal é combinar uma “pausa para o café” com sua equipe, agende um horário no meio do expediente e todos entram no Google Meet ou outra ferramenta em call, mas para tomar um café e bater um papo, nada de trabalho. Isto além de forçar uma pausa pode gerar insights interessantes e úteis no futuro.
  • Happy hour: Igual a pausa para o café uma ideia interessante é o famoso Happy Hour depois do trabalho, todos podem se juntar virtualmente para bater um papo e beber alguma coisa juntos, lembre-se que o contato social é uma parte fundamental em trabalhar em equipe!
  • Bloqueio de sistemas: Uma técnica mais “pesada” é o bloqueio de ferramentas de trabalho, isto se tornou mais comum em países europeus pois a legislação deles processava e foçava o pagamento de horas extras se o trabalhador trabalhasse em casa, mas atenção, isto também tem prerrogativas no Brasil!
  • Monitoramento constante: Uma ideia interessante e básica é o diálogo, a equipe de R.H pode manter um monitoramento, fazer palestras e bate papos para explicar aos colaboradores a importância do descanso e estimular o descanso.

O ambiente ideal existe?

Não.

Mas não é só isto, o ambiente de trabalho ideal em casa nunca vai existir, mas é possível trabalhar e produzir mesmo assim, para isto seguem algumas dicas legais:

  • Seja claro(a): É importante deixe claro para todos que convivem com você o que você está fazendo e quando faz isto, então tente não se divertir no mesmo local em que você trabalha, se você tiver uma rotina as pessoas vão passar a entender que você está trabalhando e não vão tentar te interromper, mas se isto acontecer não ceda, explique e continue.
  • O mínimo necessário: O ideal é que você tenha um ambiente para isto, caso não tenha procure um local com boa iluminação e que o mínimo de pessoas possível circule, se não tiver como invista em um bom fone com isolamento, existem alguns acessíveis e interessantes.
  • Evite as distrações: Parece simples mas não é, o ideal é que você seja honesto consigo mesmo, se você cede mais fácil torne mais difícil, desinstale jogos do seu PC, desinstale o vídeo game e assim por diante, tudo depende da sua facilidade em ceder.

Avançando no nível!

Quando você estiver mais acostumado(a) com o trabalho remoto você vai começar a perceber algumas coisas, mas atenção!

NÃO SIGA ESTES CONSELHOS SE NÃO ESTIVER JÁ ACOSTUMADO(A) COM O TRABALHO REMOTO!

Uma coisa interessante que você vai perceber é que você não precisa sentar e trabalhar 8 horas para produzir, as vezes conseguimos fazer o mesmo em 4 horas, 5 horas, 6 horas e assim por diante, então encontre o seu modelo de produtividade e trabalhe nele.

Você também pode trabalhar por mais tempo com pausas maiores e espaçadas, algo que fazemos algumas vezes por aqui é trabalhar cerca de 3 horas depois parar duas, depois mais 3 e duas e assim por diante.

Desta forma em 12 horas você acaba trabalhando 8 ou 9, mas não existe regras, a vantagem é que você pode fazer coisas pessoais ao longo do dia sem prejudicar o “tempo de trabalho”, mas depende muito da pessoa e da área.

Se programe pelos projetos e pela entrega, não exatamente pelo tempo, se você já tem mais familiaridade com o trabalho remoto você vai ter uma ideia da sua capacidade de produção, então você pode fazer tudo o que precisa em 5 dias de 9 horas e descansar o resto da semana por exemplo.

O calendário também é indispensável, você pode agendar no começo da semana (Aconselho no domingo) tudo o que tem que fazer, que dia e que hora, neste momento eu te aconselho a deixar alguns espaços vazios, para descansar ou relaxar, ao longo da semana você pode ir movendo as tarefas e reajustando as coisas.

SEMPRE deixe um espaço vazio todos os dias, de uma hora ou mais, sempre vão surgir problemas ou coisas extras ao longo da semana, se um dia não aparecer nada você pode adiantar algo de outro dia, na pior das hipóteses você ganha uma folga sábado ou uma terça mais leve 😀

AUTOMATIZE E DIGITALIZE!

Por fim, use e abuse de ferramentas e automação, o trabalho digital te da a oportunidade de fazer as coisas de formas mais eficientes, então não fique fazendo as coisas da forma antiga.

Seguem algumas ferramentas para te ajudar na automação e algumas dicas de produtores de conteúdo sobre automação.

Ferramentas

Assinadoc – Gerenciamento de documentos em nuvem e solicitação de assinaturas.

Todoist – Listas de tarefas e gerenciamento de tarefas de forma colaboradtiva.

Planner – Sistema para gerenciar projetos e tempo de trabalho de forma colaboradtiva.

Egoi – Automação de campanhas de propaganda e marleting.

RD Station – Automação de marketing, formulários, e-mail, campanhas e etc.

IFTTT – APP que automatiza ações e tarefas repetitivas no seu celular.

Conteúdo sobre automação.

Kalle Hallden – Youtuber que fala sobre automação de tarefas com código.

DIY Perks – Youtuber que fala sobre automação e criação de “facilidades” caseiras.

Manual do Mundo Maker – Essa série do canal Manual do Mundo ensina a criar com Arduino e pode te ajudar com automação residencial e profissional.

                               
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