Com o cenário atual onde as empresas passam a operar em regime de Home Office é comum que os processos físicos passem a ser online, incluindo envio de documentos e por consequência as assinaturas.

Porém nestes horas fica a dúvida, COMO A ASSINATURA DIGITAL FUNCIONA? Ou melhor, ASSINATURA DIGITAL É VÁLIDA?

Para resumir, sim, assinaturas digitais tem validade jurídica, porém é importante entender os tipos existentes, pois determinados serviços exigem “tipos” de assinaturas diferentes!

Para começar vamos entender a legalidade isso tudo, as assinaturas digitais ou assinaturas eletrônicas eram regidas por uma medida provisória, a MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001, isso mesmo, uma MP com 20 anos de idade! Como falamos neste post

Porém no ano passado, por diversos motivos, mas principalmente pela situação atual e pela necessidade de transformar os processos físicos em digitais, foi aprovada a lei 14.063 de 23 de setembro de 2020 que deixou as coisas um pouco mais claras!

Ela basicamente divide as assinaturas digitais ou assinaturas virtuais / eletrônicas em 3 categorias, porém deixa a cargo das empresas aceitarem ou não cada uma delas, sendo as 3 válidas, confira abaixo os 3 tipos e seus detalhes!

1 – assinatura eletrônica simples

Segundo este item, as assinaturas eletrônicas simples permitem identificar o signatário (assinatura, nome completo com documentos e etc) e associa a outros dados do signatário, como um telefone, e-mail e etc.

Para simplificar, pense nela como um documento que você assina, escanceia e envia para alguém, você que enviou, além da assinatura ser sua e te identificar, porém ela não tem nenhum outro meio de proteção.

Ela é válida, mas a maior parte das empresas não aceita ela e as entidades públicas não aceitam ela para nada que envolta informações pessoais privadas.

Isto acontece especialmente porque nada impede que o documento possa ser editado futuramente, portanto não há tanta segurança para este tipo de assinatuaras.

2 – assinatura eletrônica avançada

Este modelo de assinaturas já é o mais utilizado, ele que segundo previsão do governo federal deve atender mais de 85% de todos os meios de assinaturas públicos.

Segundo a lei, este tipo de assinaturas “utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria”, ou seja, ele utiliza certificados digitais públicos, emitidos por entidades privadas ou auto emitidos.

Este tipo de assinatura é emitido por empresas privadas como o assinadoc.com, ele utiliza um certificado digital para realizar a assinatura, grava os dados de quem assina no documento (No arquivo) como IP, e-mail, data e hora sincronizadas com o observatório nacional e outros.

Esta assinatura é mais segura, pois uma entidade privada pode comprovar que o mesmo foi assinado e dar rastreabilidade ao mesmo, comprovando o e-mail para o qual o documento foi enviado.

Além disso, por ter o documento assinado com um certificado digital, você tem 100% de certeza que o documento não foi editado, a criptografia utilizada na assinatura é quebrada após qualquer edição.

Confira ao final deste post como validar a sua assinatura!

3 – assinatura eletrônica qualificada

Este por sua vez, é quase igual ao item anterior, porém o certificado utilizado é emitido pelo ICP-Brasil ou outra entidade com fé pública.

Este tipo de assinatura é utilizada em casos específicos, como documentos enviados para a receita federal ou documentos que façam a transferência de propriedades (veículos ou imóveis).

Este tipo de assinatura é mais incomum pois todas as partes que assinarem precisam ter seu próprio certificado digital, certificado este que deve ser comprado (Entre R$300 e R$900 dependendo do local) e ainda deve ser renovado todos os anos.

Por ser mais custoso, depender de todos terem seu próprio certificado, programas instalados no computador e etc, ele é menos utilizado no meio privado.

Como validar uma assinatura digital?

A validação ocorre de duas formas, mas antes é importante entender “ONDE” a assinatura está.

Apenas documentos em PDF podem ser assinados digitalmente, e a “assinatura eletrônica” está no arquivo, nas suas configurações, por isto é importante manter os arquivos, e nunca imprimir o documento e deletar o arquivo.

Você pode validar diretamente no site que te permitiu assinar o documento, no caso do assinadoc você pode validar um documento e assinadoc.com/validate/ID-DO-DOCUMENTO, todos os arquivos possuem um ID único, com ele você ou qualquer pessoa pode validar o mesmo, conforme o exemplo abaixo:

Acesse assinadoc.com/validate para validar assinaturas digitais!
Neste caso é possível ver que o documento possuí um QR Code e um link que levam a página de validação.

Acessando este link ou utilizando o QR Code você terá acesso a página de validação, nela você consegue ver todo o histórico do documento e as principais mudanças do mesmo!

Acesse assinadoc.com/validate para validar assinaturas digitais!
Tela de validação pública do assinadoc.com

Além disso, baixando o arquivo para o seu computador, é possível validar a assinatura digital e o certificado através dos leitores de PDF mais comuns, confira o exemplo utilizando o Adobe Acrobat Reader, um leitor gratuito.

Como validar uma assinatura digital, utilize leitores de PDF!

Neste caso, assim que abrir o documento ele vai identificar as assinaturas, caso sejam válidas vai te avisar e abrir o painel de assinaturas.

Caso o documento tenha sido alterado você será avisado e a assinatura não vai ser considerada válida.

Caso seu leitor não identifique a assinatura como “confiável”, você pode solicitar à sua empresa de assinaturas o certificado para instalar no seu computador, no assinadoc.com você pode baixar seu certificado clicando na sua foto no painel de controle.

                               
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