O tempo sempre foi e será um problema, afinal é o recurso mais finito que as empresas e as pessoas podem ter.

Por isso, a produtividade, organização e a automação do trabalho são tão importantes no dia a dia das empresas.

Se você reconheceu o título, saiba que sim, este post é fortemente influenciado pelo livro que já vamos deixar como dica no final do post. Lembrando que este é o primeiro de uma série de posts de produtividade!

Agora confira estas dicas e técnicas de metodologias ágeis e da nossa experiência com trabalho remoto para aumentar a produtividade nos seus processos e tirar melhor proveito do seu tempo!

Todos na mesma página!

Toda a equipe saber o que está rolando é uma das principais ferramentas para evitar comunicação desnecessária, por isso os quadros de trabalho colaborados são tão importantes.

Você pode utilizar softwares como o Trello, monday.com ou Asana. Vamos recomendar o Trello por ser gratuito e acessível, além de ter vários templates prontos.

Esse sistema atua com quadros, colunas e cards, você pode utilizar eles da forma que achar melhor, vamos dar algumas dicas baseadas no nosso uso diário!

Quadros

Os quadros podem ser utilizados para setores ou grandes projetos, como por exemplo um quadro para o departamento comercial, ou um para o financeiro, e outro para a qualidade e assim por diante.

Você também pode utilizar os quadros para projetos maiores. Se você for fazer uma grande campanha publicitária que vai levar um mês, por exemplo.

No Trello, você pode utilizar templates. Eles são vários quadros pré-definidos que você pode utilizar para começar e personalizar como precisar.

Você pode começar com o template Kanban que já vai ter uma boa base para começar.

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Colunas

As colunas podem ser utilizadas como uma marca da etapa do item (Cards). Você pode utilizar as colunas como uma marca temporal ou uma “pilha”.

No nosso caso utilizamos 6 colunas, confira os nomes e para que utilizamos elas.

• BACKLOG / PENDENCIAS
  • Este quadro é utilizados para coisas gerais. Tudo que tem que ser feito em algum momento vai aqui, seja para agora ou para daqui um ano.
• FAZER(ENDO) NO SPRINT ATUAL
  • Este quadro recebe o que vai ser feito agora, no sprint atual (Um período de tempo definido), no nosso caso os sprints tem 15 dias. Então, nesta coluna ficam os itens que vão ser feitos nos próximos 15 dias.
• EM TESTE
  • Aqui ficam todos os itens que foram feitos. Eles passam por testes neste quadro e só saem para voltar para o desenvolvimento ou avançar.
• PROBLEMAS / STUCK
  • Aqui ficam os típicos “pepinos”, tudo que teve algum problema, que não foram feitos no sprint ou está demorando mais que o esperado, vem para cá e tem urgência máxima da equipe!
• FEITO
  • Essa é parte boa. Aqui ficam os itens feitos. Essa coluna é limpa no início do próximo sprint, no momento em que olhamos para trás para ver se conseguimos fazer tudo que precisava ser feito e pensamos se estamos no caminho correto.
• IDEIAS NOVAS / PENSAR
  • E por último, este quadro funciona como uma “pilha” de ideias. Normalmente uma vez por mês (mais ou menos) nós voltamos aqui, revemos as ideias e vemos se elas ainda fazem sentido. Se fizerem nós analisamos se é o momento de entrarem lá no começo, no BACKLOG.

Cards

Os quadros tratam das “Histórias”, ou seja, o que deve ser feito.

Neles você pode definir quem vai acompanhar (compartilhar), você pode comentar neles e gerar um histórico e muito mais! O ideal é que utilize os checklists para as etapas deste item, conforme fizer as coisas você marca e assim pode acompanhar o percentual da tarefa.

Os cards ainda podem ter datas de entrega, de forma que você e seu time possam manter uma sequência lógica de itens pela entrega e não atrasem nada.

Nos cards você ainda pode anexar arquivos, imagens e muito mais, além de mesmo depois de arquivos poder pesquisar por eles e manter este histórico da tarefa.

Dica de livro!

Essa e outras dicas que vamos compartilhar nesta série fazem parte das metodologias ágeis, especialmente no Assinadoc trabalhamos com o SCRUM, você pode saber mais sobre esta metodologia no livro Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo.