A gestão de documentos na LGPD é um assunto sério! Saiba como a digitalização é capaz de ser um poderosa aliada nesse sentido.

Independente do tipo de instituição, as informações precisam ser gerenciadas de maneira cada vez mais eficiente. Isso é ainda mais sério quando utilizamos papel e não temos os controles e a segurança digital de ter todos os dados centralizados. Mas afinal, a LGPD tem aplicação em documentos físicos, ou seja, de papel?

A resposta é sim! A LGPD (Lei geral de proteção de dados) tem aplicação em TODOS os dados e informações coletadas, mesmo no papel!

Essa constatação aparece logo no artigo 1º da LGPD, que protege “os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade” das pessoas, tal qual nos meios físicos.

Significa que as empresas que fizerem mau uso de informações impressas em formato físico estão sujeitas às mesmas sanções que àquelas responsáveis por vazamentos ou comprometimento de dados na internet.

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Gafes e penalidades!

A proteção passa por diversos caminhos, um deles é a digitalização de processos e/ou documentos, de forma que tudo fique centralizado.

Pense bem, um documento/contrato de papel não tem rastreio ou controle, de forma que é facilmente extraviado, copiado e manipulado sem que se saiba como ou por quem. Além disso, não é incomum vermos “gafes” e violações sérias realizadas neste meio, simplesmente porque os documentos não são digitais. Confira no caso abaixo:

E aqui na minha cidade, que a mulher fez uma compra e ela veio embalada com nada mais, nada menos do que currículos? Vários dados passados pra frente.
O constrangimento, gente… pic.twitter.com/lSV0jM5nGf

— Engraçadinha (@marylouisaa) February 26, 2020

Casos como esses infelizmente não são incomuns, cada vez mais vemos descuidos serem cometidos, contudo com estabelecimento da LGPD cada descuido pode custar muito dinheiro!

Como dito no seu artigo 52:

II – multa simples, de até 2% (dois por cento) do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado no Brasil no seu último exercício, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração;

LEI Nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

Mas como se proteger?

Isso torna tudo mais preocupante, uma vez que cada documento e/ou informação conta como uma infração única, podendo fazer o valor chegar a 50 milhões facilmente. Para evitar descuidos desnecessário, a digitalização de dados e processos é de extrema importância nas empresas.

Mas calma! É muito simples digitalizar seu negócio sem valores astronômicos. Google Drive, Dropbox e até o próprio Assinadoc são sistemas que podem ser utilizados nesses processo, além de outros.

Com plataformas como o Assinadoc você tem rasteio do documento, sabendo que acessa o mesmo, quando e até se alguém realiza o download do seu arquivo! (Confira mais aqui). Além disso, em nosso artigo você pode conferir sobre como você pode conferir a implantação da LGPD na sua empresa.