Você sabia que desde 2019 a assinatura eletrônica é obrigatória na Saúde e Segurança do Trabalho? Na verdade, o prazo para MEIs ainda não venceu, mas todos os outros tipos de negócios já precisam se adaptar à nova regra.

Por um lado, ainda existe insegurança sobre essa tecnologia por parte de algumas empresas. De outro, milhares de negócios já perceberam que quanto mais rápido se adaptarem, mais cedo vão colher os frutos dessa tecnologia, sem perder para a concorrência.

Por isso, se você quer entender o que é assinatura eletrônica, o que diz a nova portaria, os prazos e como ela impacta na segurança do trabalho, neste conteúdo vamos mostrar todos os detalhes dessa ferramenta. Continue lendo e descubra como tirar proveito dessa novidade!

O que é assinatura eletrônica?

Antes de tudo, é preciso pontuar que a assinatura eletrônica nada mais é do que assinar documentos a partir de certificados digitais. Em outras palavras, é um termo que abrange diversas maneiras reconhecer, eletronicamente, a validade de um acordo.

Na verdade, esta é uma operação validada como norma ainda em setembro de 2015 e, desde então, tem sido usada para a preservação e digitalização de documentos.

E aqui é importante dizer que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. A primeira se refere a um conceito mais genérico, já a segunda diz respeito a um recurso jurídico reconhecido por alguma autoridade certificadora.

Mas quais são os tipos de assinaturas eletrônicas? Mostraremos os 3 a seguir!

1. Assinatura eletrônica simples

Feita através de uma ferramenta digital, permite associar o documento ao perfil de cadastro. Ela possibilita a identificação de quem está assinando e anexa os dados a outras informações em formato eletrônico.

2. Assinatura eletrônica avançada

Ideal para operações que pedem mais segurança que a assinatura simples. Entretanto, assim como a primeira, esta assinatura também não utiliza certificados emitidos pela ICP-Brasil. Aqui as partes devem aceitar e validar o acordo. É o caso de assinaturas gov.br.

3. Assinatura eletrônica qualificada

Nesse caso, a assinatura qualificada é parecida com a avançada, porém, com uma terceira camada de segurança. É o tipo de operação que só pode ser autorizada por uma autoridade certificadora, auditada pela ICP-Brasil. Portanto, esta é a assinatura validada prevista na Portaria nº 211.

O que é a ICP-Brasil?

Impossível não falar das mudanças que alteram as regras para a assinatura eletrônica na segurança no trabalho sem citar a ICP-Brasil. Mas que sigla é essa? A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira é o sistema nacional de certificação digital.

Criada a partir de uma Medida Provisória em 2001, a ICP-Brasil garante a segurança de todo o tipo de transação que ocorre no meio virtual. E isso vale para negócios de qualquer ramo, seja fiscal, trabalhista, contábil, jurídico, etc.  

Portanto, a ICP é peça-chave na aceleração da transformação digital do Brasil, pois garante que todos os processos que antes resultavam em enormes papeladas, hoje possam ser conduzidos integralmente de maneira digital.

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O que diz a Portaria que afeta a segurança do trabalho?

Você já viu que a ICP existe há mais de uma década, servindo como um padrão para validar as assinaturas eletrônicas no Brasil. Agora, vamos entender o que diz a norma publicada em abril de 2019 e que começou a valer em 2021.

Primeiro, é importante entender que a Portaria nº 211 determina que a assinatura eletrônica passa a ser obrigatória a todos os documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

Para isso, os documentos devem estar em formato PDF e de acordo com o padrão da ICP-Brasil. Mas atenção: empresas que decidirem arquivar documentos anteriores à data da nova norma devem manter ainda cópias físicas e originais, para fins de fiscalização.

Sobre os prazos, eles foram estabelecidos de acordo com o porte de cada empresa. Vamos detalhar melhor essas informações.

Calendário da Portaria nº 211

Como mencionamos, a nova Portaria definiu o calendário de acordo com o porte da empresa, e é baseado no seguinte cronograma: 

  • Microempresas e Microempreendedores Individuais (MEIs): 12 de abril de 2024
  • Empresas de pequeno porte: 12 de abril de 2022
  • Demais empresas: 12 de abril de 2021 

Como pode ver, apenas os MEIs ainda não precisam se adequar à norma. Ainda assim, o tempo para a adaptação é curto.

Qual o impacto da Portaria sobre a segurança do trabalho?

Você certamente já percebeu que precisa se adaptar à tecnologia e investir na transformação digital da sua empresa, certo? Mas, se todas essas informações ainda não convenceram você dessa prioridade, nós temos mais alguns argumentos.

Veja, a primeira mudança que o seu negócio vai sentir é na economia de tempo e dinheiro. Isso porque, automatizando as assinaturas no setor de segurança do trabalho, todos os contratos e operações podem ser migrados integralmente para as plataformas digitais.

Em outras palavras, seu negócio terá uma economia de tempo que pode chegar a 98% se apostar nas assinaturas eletrônicas. Além disso, financeiramente essas ferramentas podem fazer sua empresa economizar até R$ 5 mil por mês em deslocamento e impressão.

Mas não apenas isso, o simples fato de não usar papel já representa uma enorme economia para o seu negócio. E olha que nem citamos o quanto sua empresa ganha quando investe em soluções sustentáveis e ambientalmente corretas.

A solução

Bem, agora que você compreendeu a importância de investir em assinatura digital, deve estar se perguntando qual é a melhor maneira de aderir a essa tecnologia. Para isso, nossa indicação é o Assinadoc.

Esta plataforma traz o melhor custo/benefício do mercado, pois oferece planos a partir de R$ 14,90 para documentos e assinaturas sem limites. Além disso, o Assinadoc tem templates prontos para você criar os documentos, e permite que você gerencie todos os processos virtualmente, junto com a equipe.

Quer mais uma vantagem? Todas as operações estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso significa que você não terá mais que se preocupar em adaptar toda a documentação, porque o Assinadoc deixa tudo nos conformes. Por último, se você ainda não tem total segurança sobre qual ferramenta escolher, o que acha de experimentar o Assinadoc por 7 dias sem nenhum custo?

                               
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