Os escritórios contábeis lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos, como contratos, declarações fiscais e comprovantes de pagamento. A assinatura desses documentos é uma etapa importante e muitas vezes demorada, além de aumentar a chance de erros e fraudes. No entanto, a tecnologia tem proporcionado soluções para esse problema, como a assinatura digital. Neste artigo, vamos destacar as principais vantagens da assinatura digital para os escritórios contábeis.

O que é assinatura digital?

Assinatura digital é um mecanismo de validação eletrônica que confere autenticidade, integridade e não repúdio a documentos digitais. Ela é baseada em criptografia e utiliza chaves públicas e privadas para garantir que um documento digital não tenha sido adulterado ou falsificado durante o processo de assinatura. 

A assinatura digital é uma tecnologia segura, legalmente reconhecida e amplamente utilizada em diversas áreas, como jurídica, financeira, empresarial e governamental. Ela permite a substituição da assinatura manuscrita, simplificando e agilizando processos que antes demandavam muito tempo e recursos.

Aqui estão algumas vantagens da assinatura digital para escritórios de contabilidade:

Agilidade na assinatura de documentos

A assinatura de documentos é uma tarefa que pode ser extremamente demorada e burocrática, principalmente quando envolve várias pessoas ou quando o processo é realizado de forma física. Com a assinatura digital, a agilidade na assinatura de documentos é uma das principais vantagens para escritórios contábeis.

Com a assinatura digital, todo o processo é de forma online, eliminando a necessidade de impressão, transporte e assinatura manual dos documentos. Dessa forma, a assinatura de um documento é concluída em questão de minutos, economizando tempo e reduzindo o tempo de espera para o recebimento dos documentos.

Além disso, a assinatura digital permite que os usuários acessem e assinem de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que haja uma conexão à internet. Isso significa que não é mais necessário agendar reuniões presenciais para a assinatura de documentos, o que aumenta ainda mais a agilidade do processo.

De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria McKinsey, a assinatura digital pode reduzir em até 80% o tempo de conclusão de um processo de assinatura de documentos. Ou seja, essa ferramenta não só é mais ágil, como também é muito mais eficiente do que os métodos tradicionais de assinatura.

Por isso, a adoção da assinatura digital pode ser uma excelente estratégia para escritórios contábeis que buscam aumentar sua eficiência e produtividade, além de proporcionar mais agilidade e conveniência para seus clientes.

Maior segurança e validade jurídica

A assinatura digital é uma forma de garantir a autenticidade dos documentos assinados eletronicamente. Ela utiliza criptografia para proteger a integridade do documento e garantir que ele não seja alterado após assinado. Além disso, esse tipo de assinatura tem validade jurídica, o que significa que ela é reconhecida em processos judiciais e pode ser usada como prova legal.

A principal lei que regulamenta a assinatura digital no Brasil é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) como meio oficial de validação e autenticação de documentos eletrônicos. Além disso, a Lei nº 14.063/2020 trouxe novas disposições sobre a assinatura eletrônica em contratos, simplificando a sua utilização e ampliando a sua aceitação em diversos setores. 

Essas leis garantem a segurança e a validade jurídica dos documentos assinados digitalmente, o que é fundamental para escritórios de contabilidade que lidam com informações sensíveis de seus clientes.

Além disso, a assinatura digital também oferece a possibilidade de rastreamento de todas as etapas do processo de assinatura, o que traz ainda mais segurança para o escritório de contabilidade e seus clientes. Com todas essas garantias e regulamentações, a assinatura digital se tornou uma opção cada vez mais popular e confiável para os escritórios contábeis, que buscam não só eficiência, mas também segurança em suas atividades diárias.

Facilidade de acesso e compartilhamento

Com a assinatura digital, os documentos ficam disponíveis na nuvem e os usuários acessam de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que se tenha uma conexão com a internet. Além disso, ela facilita o compartilhamento de documentos com outras pessoas ou empresas, tornando o processo muito mais ágil e eficiente.

Redução de custos e tempo

Essa ferramenta permite que os escritórios contábeis reduzam os custos e o tempo gastos com impressão, envio de documentos por correio e armazenamento de papel. Isso não só traz economia financeira, como também aumenta a produtividade da equipe, que pode se dedicar a outras tarefas mais importantes.

Compatibilidade com diferentes dispositivos

A assinatura digital é compatível com diferentes dispositivos, desde computadores até smartphones e tablets. Com documentos assinados por qualquer lugar, essa ferramenta não tem a necessidade de um computador específico ou equipamentos específicos para leitura de assinaturas.

De acordo com um estudo publicado pela Global Industry Analysts e divulgado pela Market Research.com, o mercado global de assinaturas digitais, avaliado em 2020 em US$ 3 bilhões, deverá crescer em torno de 31,4% nos próximos sete anos e atingir um valor de US$ 20,4 bilhões até 2027. Esse cenário de crescimento está relacionado às medidas adotadas durante a pandemia da Covid-19, divulgado pelo portal ANCD.

Conclusão

A assinatura digital é uma solução cada vez mais importante para os escritórios contábeis, que precisam lidar com um excesso de documentos diariamente. Com a tecnologia, é possível garantir a segurança e a validade jurídica dos documentos, facilitar o acesso e o compartilhamento, reduzir custos e tempo e ser compatível com diferentes dispositivos. É uma ferramenta indispensável para os escritórios contábeis que desejam se manter atualizados e competitivos no mercado.

Se você ainda não utiliza a assinatura digital em seu escritório contábil, não perca mais tempo! Aproveite todas essas vantagens e melhore o desempenho de sua equipe e a satisfação dos seus clientes.

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