Se você coordena uma equipe, é bem provável que haja múltiplos empasses para gerenciar projetos em andamento ao mesmo tempo.

Se você não tiver um ótimo processo para gerenciar todos esses projetos, ficará difícil saber qual trabalho priorizar, e de que maneira pode ajudar a sua equipe a lidar com a carga de trabalho de forma eficiente e se os prazos serão cumpridos. Mas existem formas e técnicas para gerenciar projetos de forma efetiva, otimizando o seu tempo e da sua equipe.

Confira abaixo 3 estratégias fundamentais para isso!

Defina metas, planos, responsabilidades e expectativas.

Expectativas e metas são essenciais para acompanhar um projeto e para não frustrar o time ao longo do andamento dele.

Definir metas para um projeto, seja por milestones (o necessário para atingir um marco/objetivo) ou por metas com números definidos, a definição destas metas ajuda a acompanhar o projeto.

Dessa forma, utilizando ferramentas como o Gráfico de Burndown você conseguirá saber se o projeto vai terminar fora do prazo. Assim como, você pode alinhar as expectativas do seu time, de forma que todos vão ficar alinhados e na mesma página.

Priorize o trabalho que terá o maior impacto

Ao longo de um projeto é comum que o planejamento tenha que ser alterado, grandes projetos costumam ter ajustes mensais e até quinzenais nos seus planejamentos. Por isso, é essencial sempre se perguntar “Qual é a atividade mais importante, para o cliente mais importante que eu posso fazer hoje?”.

Com esta pergunta em mente, podemos redefinir as prioridades de um projeto e realinhar as expectativas do mesmo. Assim damos foco no que realmente importa no todo e não nos perdemos em pequenas tarefas e atividades rotineiras e teremos o projeto como um todo em vista.

Modifique os prazos e prioridades do projeto visando maximizar a produtividade da equipe.

Pensar na produtividade do seu time, assim como no objetivo do projeto, é, também, algo interessante.

Vamos supor que você tem um projeto, e nele é necessário realizar um trabalho burocrático em uma planilha de Excel bem grande. É possível que alguém do seu time vá realizar algo agora nela, e que no final do projeto outra atividade relacionada a esta também tenha que ser realizada.

Com uma visão geral do projeto é possível reestabelecer a ordem e a prioridade das tarefas, tendo em vista que consideração que será mais eficiente a pessoa fazer tudo de uma vez.

Isso elimina o tempo de adaptação à nova tarefa e minimiza o que chamamos de “curva de aprendizado”. Dessa forma, daqui alguns meses, esta pessoa não vai precisar se inteirar da planilha novamente. Assim você ganha tempo, eficiência e dinheiro.

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Bônus! Utilize ferramentas que possam te ajudar.

Na hora de gerenciar projetos complexos toda ajuda é bem-vinda, por isso levantamos algumas ferramentas preferiras nossas para organizar e ajudar na gestão de projetos.

Monday.com

A monday.com é um Sistema Operacional de Trabalho (Work OS) que possibilita às equipes administrar facilmente projetos e fluxos de trabalho.

É um Work OS simples e intuitivo que permite que as equipes configurem os fluxos, ajustem-se às necessidades de mudança, trabalhem com transparência, conectem-se colaborativamente e não tenham que fazer trabalhos repetitivos manualmente.

Acesse o link

Trello

Trello é um aplicativo de gerenciamento de projeto baseado na web originalmente desenvolvido em 2011 pela então Fog Creek Software. Em 2017, foi adquirido pela empresa australiana Atlassian. Ele opera um modelo de negócio freemium.

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Google Calendar

Google Agenda é um serviço de agenda e calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa Google.

Disponível em uma interface web, é possível adicionar, controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, bem como agregar à sua agenda diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades.

Acesse no link.

Assinadoc

Assinadoc é uma plataforma de assinaturas eletrônicas e gestão de documentos online, com ele você e seu time gerenciam contratos, propostas, atas de reuniões e todos os documentos de forma colaborativa.

Nele também é possível solicitar dados e assinaturas para clientes e parceiros de forma rápida e prática, por e-mail, SMS e sobretudo WhatsApp.