Nós do Assinadoc, temos anos de experiência no modelo remoto e reunimos algumas dicas para ajudar você e sua equipe!

É uma maratona, não 100 metros.

Dos diversos problemas que rondam o trabalho remoto, alguns se destacam como o burnout. a preguiça e baixo rendimento, as crises de ansiedade e até pânico!

Isso ocorre pois, existem dois extremos que chegam ao mesmo ponto, a falta de produtividade, confira os dois e algumas dicas para lidar com cada um.

Muito devagar

Muitas pessoas tem problemas de concentração e até mesmo dificuldade de concentração. Essas pessoas terão a tendência de deixar pequenas tarefas para mais tarde e no final vão atrasar projetos e não conseguirão produzir.

Com essas pessoas, é essencial tem um controle de metas a curtíssimo prazo, por exemplo diariamente. Tente quebrar os projetos em tarefas e as tarefas em atividades menores ainda, se possível diárias.

Recomendamos o uso de “To do Lists” (listas de afazeres). Elas são muito interessantes e dão uma noção e sensação de produtividade, e diversas são colaborativas, portanto você pode acompanhar cada tarefa que sua equipe a risca.

Além disso, a colaboração força a produção, pois ninguém quer que os colegas vejam que você não fez algo. Você pode conferir nessas ferramentas o Todoist e o Evernote, mas existem centenas de ótimos apps gratuitos por aí!

Muito rápido

Um dos problemas mais comuns é ir muito rápido. O trabalho remoto é uma maratona, não uma corrida de 100 metros. Então, se você começar a iniciar o trabalho mais cedo, terminar mais tarde e pular folgas, você vai se esgotar mais rápido.

É extremamente importante ter marcos para descansar e para relaxar. Além disso, existem formas concretas de “forçar” sua equipe a parar um pouco, confira algumas delas.

• Pausa para o café: Uma tática muito legal é combinar uma “pausa para o café” com sua equipe. Agende um horário no meio do expediente e todos entram no Google Meet ou outra ferramenta em call, mas para tomar um café e bater um papo, nada de trabalho. Isso, além de forçar uma pausa, pode gerar insights interessantes e úteis no futuro.
• Happy hour: Igual a pausa para o café, uma ideia interessante é o famoso Happy Hour depois do trabalho. Todos podem se juntar virtualmente para bater um papo e beber alguma coisa juntos. Lembre-se que o contato social é uma parte fundamental em trabalhar em equipe!
• Bloqueio de sistemas: Uma técnica mais “pesada” é o bloqueio de ferramentas de trabalho. Isso se tornou mais comum em países europeus, pois a legislação deles processava e foçava o pagamento de horas extras se o trabalhador trabalhasse em casa. Mas atenção, isso também tem prerrogativas no Brasil!
• Monitoramento constante: Uma ideia interessante e básica é o diálogo. A equipe de R.H pode manter um monitoramento, fazer palestras e bate papos para explicar aos colaboradores a importância do descanso e estimular o descanso.

O ambiente ideal existe?

Não.

Mas não é apenas isso. O ambiente de trabalho ideal em casa nunca vai existir, mas é possível trabalhar e produzir mesmo assim. Para isso, seguem algumas dicas legais:

• Seja claro(a): É importante deixar claro para todos que convivem com você o que você está fazendo e quando faz isso. Então, tente não se divertir no mesmo local em que você trabalha, se você tiver uma rotina as pessoas vão passar a entender que você está trabalhando e não vão tentar te interromper. Mas se isso acontecer, não ceda, explique e continue.
• O mínimo necessário: O ideal é que você tenha um ambiente para isso. Caso não tenha, procure um local com boa iluminação e que o mínimo de pessoas possível circule. Se não tiver como, invista em um bom fone com isolamento, existem alguns acessíveis e interessantes.
• Evite as distrações: Parece simples, mas não é. O ideal é que você seja honesto consigo mesmo, se você cede mais fácil tornar mais difícil. Desinstale jogos do seu PC, desinstale o vídeo game e assim por diante, tudo depende da sua facilidade em ceder.

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Avançando no nível!

ATENÇÃO: NÃO SIGA ESTES CONSELHOS SE NÃO ESTIVER JÁ ACOSTUDO(A) COM O TRABALHO REMO

Quando você estiver mais acostumado(a) com o trabalho remoto você vai começar a perceber algumas coisas, mas atenção!

Uma coisa interessante que você vai perceber é que você não precisa sentar e trabalhar 8 horas para produzir. As vezes conseguimos fazer o mesmo em 4 horas, 5 horas, 6 horas e assim por diante, então encontre o seu modelo de produtividade e trabalhe nele.

Você também pode trabalhar por mais tempo com pausas maiores e espaçadas, algo que fazemos algumas vezes por aqui é trabalhar cerca de 3 horas depois parar duas, depois mais 3 e duas e assim por diante.

Dessa forma, em 12 horas você acaba trabalhando 8 ou 9, mas não existe regras, a vantagem é que você pode fazer coisas pessoais ao longo do dia sem prejudicar o “tempo de trabalho”, mas depende muito da pessoa e da área.

Se programe pelos projetos e pela entrega, não exatamente pelo tempo, se você já tem mais familiaridade com o trabalho remoto você vai ter uma ideia da sua capacidade de produção, então você pode fazer tudo o que precisa em 5 dias de 9 horas e descansar o resto da semana por exemplo.

O calendário também é indispensável, você pode agendar no começo da semana (aconselho no domingo) tudo o que tem que fazer, que dia e que hora, neste momento eu te aconselho a deixar alguns espaços vazios, para descansar ou relaxar, ao longo da semana você pode ir movendo as tarefas e reajustando as coisas.

SEMPRE deixe um espaço vazio todos os dias, de uma hora ou mais, sempre vão surgir problemas ou coisas extras ao longo da semana, se um dia não aparecer nada você pode adiantar algo de outro dia, na pior das hipóteses você ganha uma folga sábado ou uma terça mais leve

Automatize e digitalize!

Por fim, use e abuse de ferramentas e automação, o trabalho digital te da a oportunidade de fazer as coisas de formas mais eficientes, então não fique fazendo as coisas da forma antiga.

Segue algumas ferramentas para te ajudar na automação e algumas dicas de produtores de conteúdo sobre automação.

Ferramentas

Assinadoc – Gerenciamento de documentos em nuvem e solicitação de assinaturas.

Todoist – Listas de tarefas e gerenciamento de tarefas de forma colaboradtiva.

Planner – Sistema para gerenciar projetos e tempo de trabalho de forma colaborativa.

Egoi – Automação de campanhas de propaganda e marleting.

RD Station – Automação de marketing, formulários, e-mail, campanhas e etc.

IFTTT – APP que automatiza ações e tarefas repetitivas no seu celular.

Conteúdo sobre automação.

Kalle Hallden – Youtuber que fala sobre automação de tarefas com código.

DIY Perks – Youtuber que fala sobre automação e criação de “facilidades” caseiras.

Manual do Mundo Maker – Essa série do canal Manual do Mundo ensina a criar com Arduino e pode te ajudar com automação residencial e profissional.

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Por isso, nós preparamos algumas dicas matadoras para você aderir ao processo de trabalho remoto na sua empresa e até mantar o processo total ou parcialmente após a crise do Coronavírus.

Crie um ambiente de trabalho

Demarque seu território. Estabeleça um cômodo da casa como o seu escritório. Coloque lá tudo o que você precisa para realizar o trabalho apropriadamente.

Dê preferência a locais silenciosos da sua casa. Fuja do cômodo cuja janela dá para o playground do prédio, por exemplo. Cômodos arejados e bem iluminados também são uma boa pedida.

Se você é amante da natureza, coloque uma planta na sua mesa. Se é fanático por um time de futebol, coloque uma bandeirinha dele ao lado do computador. Coloque retratos da família na mesa, trate seu home office como um escritório de verdade.

Defina horários que funcionam para você

Ok, você trabalha em casa, mas isso não significa que sua jornada diária de trabalho deve ser semelhante à do escritório.

Em casa você rende de forma diferente, tem outras necessidades, a maior parte das empresas que não tem sucesso no Home Office tentam recriar o ambiente do escritório em casa.

Isso vale independentemente do horário que você escolher para executar suas atividades. Se você sente que produz mais à noite, e seu negócio permite que trabalhe nesse período, por que não? Afinal, esta é uma das vantagens de trabalhar em casa.

Cuidado com as distrações!

Se você tem filhos, gato, papagaio, cachorro, estabeleça limites para eles. Crianças aprendem cedo, então comece cedo a deixar claro que, embora você esteja em casa, aquele é seu local de trabalho.

O Junior não ligaria para o seu trabalho pedindo ajuda com aquele problema insolúvel de matemática da quarta série, correto? Então ele não deve ligar e, principalmente, você não deve permitir que ele faça isso quando estiver trabalhando em casa.

Resolver problemas pessoais durante o horário de trabalho também está fora de questão. Você e as pessoas têm de entender que você está em casa, mas está trabalhando, caso contrário, tchau, tchau produtividade.

Tenha metas e objetivos

Disciplina é a palavra-chave. Trabalhar em casa pode gerar distrações que afetam sua produtividade. Tenha uma lista exequível de tarefas a ser realizadas durante o dia e obrigue-se a cumpri-la, até mesmo para são trabalhar mais do que o necessário e ficar exausto em pouco tempo.

Essa é uma boa forma de manter-se produtivo e disciplinado, mesmo no conforto do lar, e de não deixar que seu home office acabe se transformando em um fardo.

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Faça pausas

Trabalhando no escritório, longe de casa, de vez em quando você dava uma levantadinha para ir ao banheiro, beber uma água, pegar um café. Adote esse hábito, também, quando estiver ralando em casa.

Essas pausas são fundamentais para espairecer as ideias e seguir para a próxima tarefa. Também podem ser úteis para ajudá-lo a resolver um problema aparentemente insolúvel, porque dá o distanciamento, muitas vezes, necessário para enxergar a situação como um todo.

Sabemos que trabalhar em casa pode ser desafiador para sua produtividade, mas não seja tão duro consigo mesmo. Evite passar horas a fio com os olhos grudados na tela do computador. Faça uma pausa pela causa.

Saia do trabalho no final do dia

Sua jornada de trabalho chegou ao fim? Ótimo. Levante-se e vá embora do escritório, mesmo que ele fique na sua casa.

O importante aqui é não se tornar um refém do trabalho dentro da própria casa. Se você decidiu que sua jornada de trabalho acaba às seis da tarde, levante da cadeira às seis da tarde e vá fazer alguma outra coisa da vida.

Afinal, se você tivesse de se locomover para o escritório todo dia não estaria disponível 24 horas por dia, não é mesmo?

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