Há algum tempo no meio tecnológico tem se falado sobre o futuro do trabalho e seus impactos na gestão de empreendimentos, no futuro das profissões, entre outras questões relacionadas ao novo mercado.

Com a pandemia, o processo de transformação digital foi acelerado, e o que estava sendo discutido como futuro do trabalho já está tornando-se uma realidade. Isso devido a necessidade de adaptação e adesão da tecnologia para dar continuidade às atividades diárias com proteção e distanciamento.  

É nesse contexto que surge também a necessidade da automação de processos, pois com o distanciamento social e o modelo de trabalho remoto e/ou híbrido; verificou-se a importância do uso de ferramentas para agilizar e facilitar processos, permitindo a otimização do trabalho.

Assim, nesse artigo vamos explorar um pouco mais a importância de se automatizar processos e como ele pode impulsionar negócios ajudando-os a melhorarem seu desempenho e participando no processo de transformação digital.

Mas o que é automação?

Quando falamos em automação estamos pensando na otimização de processos. Dessa forma, a automação vem para melhorar e tornar mais eficiente processos internos. Por exemplo, a organização de fluxos de trabalho, tudo isso a partir do uso de tecnologia, substituindo  tarefas manuais por sistemas. 

O objetivo dessa ação é acelerar etapas, integrar processos, melhorar a gestão de tempo, pessoas e garantir que a empresa possa ter mais agilidade, tempo e recursos para investir no crescimento do negócio. 

Assim, a automação vem para que as empresas possam diminuir os esforços que as pessoas precisam despender para a execução de tarefas.

Levando em conta principalmente processos repetitivos que acabam tomando tempo e geram pouco valor ao cliente final.

Por isso, ela tem se tornado tão essencial para que as empresas se mantenham competitivas, ainda mais no período em que estamos vivenciando a transformação digital. 

Benefícios da Automação

Já aprendemos que automação é o uso de tecnologia para otimizar processos internos, descartando processos repetitivos e eliminando a intervenção humana. Agora vamos explorar um pouco mais sobre os benefícios dessa tecnologia quando empregada em um empreendimento.

1) Aumento da Produtividade

A automação ajuda a eliminar processos repetitivos, assim, os funcionários da empresa ganham mais tempo para desempenhar atividades que realmente importa e que geram mais valor à empresa.

Ao simplificar processos, a automatização faz com que a equipe produza com mais rapidez. Dessa forma, diminuindo a sobrecarga de trabalho dos funcionários e aumentando a motivação destes para execução de tarefas.

2) Diminuição de Custos 

Com a automação é possível reduzir diversos custos, desde a contratação de novos funcionários até gastos com itens administrativos como papéis, impressão, entre outros.

Além disso, ao auxiliar a conclusão de tarefas de forma mais rápida, a empresa também economiza. Precisamos considerar que ao otimizar processos é possível ter maior controle de estoque, evitar comprar em excesso e fazer uma melhor gestão de recursos.

Dessa forma, ao conseguir controlar melhor a receita da empresa, eliminar custos e controlar excessos, isso gera uma maior lucratividade e saúde financeira do empreendimento.

3) Redução de Erros 

Ao utilizarmos a tecnologia para fazer o controle de processos, conseguimos reduzir o risco de erros nessas atividades, afinal, até o funcionário mais experiente da firma está suscetível a cometer erros em alguns processos.

Além disso, ao eliminar algumas tarefas, pode haver uma melhora no rendimento dos colaboradores, pois eles não precisa focar a atenção em várias tarefas ao mesmo tempo, o que contribui para um trabalho mais eficiente.

É importante lembrar que para as empresas que um pequeno erro pode gerar um grande prejuízo. Portanto é sempre bom encontrar formas de reduzir riscos e, por isso, cada vez mais empresas procuram a automação como saída. 

Vamos enfatizar também que a máquina tem um risco muito pequeno de errar, porque ela foi configurada para cumprir padrões repetitivos, o que a torna uma opção mais segura.

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Exemplos de Automação

Gestão de Marketing 

No marketing existem vários processos que podem ser automatizados para otimizar resultados como por exemplo, publicação de postagens, envio de e-mail, personalização de campanhas entre outros. Nesse contexto, existem várias ferramentas que permitem otimizar esses processos e garantir uma melhor performance e, consequentemente, resultados.

Além disso, através das plataformas de automação de marketing é possível acompanhar resultados, mensurando indicadores como alcance, engajamento e entre outros que ajudam a ter um olhar estratégico para o negócio.

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Gestão Financeira

Existem sistemas que oferecem gráficos e relatórios que facilitam a rotina do gestor financeiro. Algumas das funcionalidades desses sistemas ajudam o gestor a manter as contas em dia ajudando a evitar taxação por atraso. 

Além disso, esses sistemas também ajudam a gestão melhor da saúde financeira da empresa ao oferecer recursos que permitem maior análise do negócio, fazendo com que o gestor consiga enxergar gargalos que impedem o crescimento da empresa. 

Gestão de Contratos 

A gestão de contratos é uma área muito importante da empresa. Afinal, é por meio dela que são estabelecidos direitos e deveres de empresários, fornecedores, clientes, entre outros.

Por meio de plataformas de assinatura eletrônica e gestão de processos como o Assinadoc. É possível desburocratizar processos, reduzindo custos com logística, cartório, insumos para escritório entre outros. 

Além disso, a rotina de escritório se torna muito mais prática ao facilitar processos como geração de contratos, solicitações de assinatura online e agilidade para assinatura de documentos.

Nesse post podemos falar um pouco mais sobre o processo de automação, seus benefícios e como ele é aplicado na pratica em diversos setores. Vimos também que ele tem sido um recurso fundamental para a modernização e transformação digital das empresas.

Portanto, para que as empresas se adaptem à essa transformação e se tornem competitivas, é essencial que elas possam implementar processos de automação na sua rotina de trabalho. Afinal, existem inúmeros aspectos positivos associados a ela como aumento da produtividade, diminuição de custos e redução de erros.