Por um lado, ainda existe insegurança sobre essa tecnologia por parte de algumas empresas. De outro, milhares de negócios já perceberam que quanto mais rápido se adaptarem, mais cedo vão colher os frutos dessa tecnologia, sem perder para a concorrência.

Por isso, se você quer entender o que é assinatura eletrônica, o que diz a nova portaria, os prazos e como ela impacta na segurança do trabalho, neste conteúdo vamos mostrar todos os detalhes dessa ferramenta. Continue lendo e descubra como tirar proveito dessa novidade!

O que é assinatura eletrônica?

Antes de tudo, é preciso pontuar que a assinatura eletrônica nada mais é do que assinar documentos a partir de certificados digitais. Em outras palavras, é um termo que abrange diversas maneiras reconhecer, eletronicamente, a validade de um acordo.

Na verdade, esta é uma operação validada como norma ainda em setembro de 2015 e, desde então, tem sido usada para a preservação e digitalização de documentos.

E aqui é importante dizer que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. A primeira se refere a um conceito mais genérico, já a segunda diz respeito a um recurso jurídico reconhecido por alguma autoridade certificadora.

Mas quais são os tipos de assinaturas eletrônicas? Mostraremos os 3 a seguir!

1. Assinatura eletrônica simples

Feita através de uma ferramenta digital, permite associar o documento ao perfil de cadastro. Ela possibilita a identificação de quem está assinando e anexa os dados a outras informações em formato eletrônico.

2. Assinatura eletrônica avançada

Ideal para operações que pedem mais segurança que a assinatura simples. Entretanto, assim como a primeira, esta assinatura também não utiliza certificados emitidos pela ICP-Brasil. Aqui as partes devem aceitar e validar o acordo. É o caso de assinaturas gov.br.

3. Assinatura eletrônica qualificada

Nesse caso, a assinatura qualificada é parecida com a avançada, porém, com uma terceira camada de segurança. É o tipo de operação que só pode ser autorizada por uma autoridade certificadora, auditada pela ICP-Brasil. Portanto, esta é a assinatura validada prevista na Portaria nº 211.

O que é a ICP-Brasil?

Impossível não falar das mudanças que alteram as regras para a assinatura eletrônica na segurança no trabalho sem citar a ICP-Brasil. Mas que sigla é essa? A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira é o sistema nacional de certificação digital.

Criada a partir de uma Medida Provisória em 2001, a ICP-Brasil garante a segurança de todo o tipo de transação que ocorre no meio virtual. E isso vale para negócios de qualquer ramo, seja fiscal, trabalhista, contábil, jurídico, etc.  

Portanto, a ICP é peça-chave na aceleração da transformação digital do Brasil, pois garante que todos os processos que antes resultavam em enormes papeladas, hoje possam ser conduzidos integralmente de maneira digital.

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O que diz a Portaria que afeta a segurança do trabalho?

Você já viu que a ICP existe há mais de uma década, servindo como um padrão para validar as assinaturas eletrônicas no Brasil. Agora, vamos entender o que diz a norma publicada em abril de 2019 e que começou a valer em 2021.

Primeiro, é importante entender que a Portaria nº 211 determina que a assinatura eletrônica passa a ser obrigatória a todos os documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

Para isso, os documentos devem estar em formato PDF e de acordo com o padrão da ICP-Brasil. Mas atenção: empresas que decidirem arquivar documentos anteriores à data da nova norma devem manter ainda cópias físicas e originais, para fins de fiscalização.

Sobre os prazos, eles foram estabelecidos de acordo com o porte de cada empresa. Vamos detalhar melhor essas informações.

Calendário da Portaria nº 211

Como mencionamos, a nova Portaria definiu o calendário de acordo com o porte da empresa, e é baseado no seguinte cronograma: 

• Microempresas e Microempreendedores Individuais (MEIs): 12 de abril de 2024
• Empresas de pequeno porte: 12 de abril de 2022
• Demais empresas: 12 de abril de 2021 

Como pode ver, apenas os MEIs ainda não precisam se adequar à norma. Ainda assim, o tempo para a adaptação é curto.

Qual o impacto da Portaria sobre a segurança do trabalho?

Você certamente já percebeu que precisa se adaptar à tecnologia e investir na transformação digital da sua empresa, certo? Mas, se todas essas informações ainda não convenceram você dessa prioridade, nós temos mais alguns argumentos.

Veja, a primeira mudança que o seu negócio vai sentir é na economia de tempo e dinheiro. Isso porque, automatizando as assinaturas no setor de segurança do trabalho, todos os contratos e operações podem ser migrados integralmente para as plataformas digitais.

Em outras palavras, seu negócio terá uma economia de tempo que pode chegar a 98% se apostar nas assinaturas eletrônicas. Além disso, financeiramente essas ferramentas podem fazer sua empresa economizar até R$ 5 mil por mês em deslocamento e impressão.

Mas não apenas isso, o simples fato de não usar papel já representa uma enorme economia para o seu negócio. E olha que nem citamos o quanto sua empresa ganha quando investe em soluções sustentáveis e ambientalmente corretas.

A solução

Bem, agora que você compreendeu a importância de investir em assinatura digital, deve estar se perguntando qual é a melhor maneira de aderir a essa tecnologia. Para isso, nossa indicação é o Assinadoc.

Esta plataforma traz o melhor custo/benefício do mercado, pois oferece planos a partir de R$ 14,90 para documentos e assinaturas sem limites. Além disso, o Assinadoc tem templates prontos para você criar os documentos, e permite que você gerencie todos os processos virtualmente, junto com a equipe.

Quer mais uma vantagem? Todas as operações estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso significa que você não terá mais que se preocupar em adaptar toda a documentação, porque o Assinadoc deixa tudo nos conformes. Por último, se você ainda não tem total segurança sobre qual ferramenta escolher, o que acha de experimentar o Assinadoc por 7 dias sem nenhum custo?

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O que é Chatbot?

Antes de tudo, temos que entender o que seria um chatbot.

Consta em uma inteligência artificial, uma ferramenta, para ter conversas pré-programadas, contudo, com uma linguagem natural com os seus clientes. Portanto, ele pode ser utilizado em aplicativos de mensagens, sites e ou outras plataformas digitais.

Vantagens de utilizar chatbots

Automatizar = Menos trabalho humano.

Com um assistente inteligente você economiza a mão de obra do seu time para dúvidas mais especializadas, deixando, então, o atendimento padronizado nas mãos da máquina.

Menos repetição.

Várias pequenas dúvidas são padrões nas empresas, para estas, o chatbot pode ajudar muito, dando respostas rápidas (pois, não é necessário esperar um agente) e eficientes.

Redução de custos.

Com um chatbot eficiente a demanda de atendimentos humanos deve ser menor, com isto é possível alocar melhor as pessoas em atividades mais técnicas.

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É possível automatizar atendimento sem programar?!

Sim! É totalmente possível automatizar processos, criar e gerenciar um chatbot sem escrever nada de código e sem gastar nada. Para isso, vamos utilizar a plataforma Merlin!

Com ela, é possível criar, publicar e até colocar no seu site ou blog um chatbot personalizado que você mesmo(a) pode ajustar e modificar, além de integrar ele com ferramentas como o assinadoc.

Acesse Melin e se cadastre, o processo é gratuito e leva um minutinho.

Com ele é possível fazer coisas fantásticas, como:

• Permitir que seu cliente solicite a cópia de um documento assinado.
• Permitir que seu cliente emita e assine um doc direto pelo chatbot.
• Permitir que seu cliente feche e assine uma proposta e/ou contrato via chatbot.

E váárias outras!

Caso tenha interesse em saber mais, se cadastre no Assinadoc e peça ao nosso time de suporte para saber mais sobre a nossa API. Ela tem total integração com o Merlin e pode te ajudar a automatizar vários processos de vendas do seu time!

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Legal, mas quanto economizo?

Documentos

Uma pergunta válida é quanto você economiza hoje, por isso é importante entender como realizar o cálculo e de onde tirar os números.

Nossas principais referências são artigos do Tribunal regional do trabalho, O Globo e alguns cartórios, porém vale lembrar que os números podem variar pela data, valores correntes e região.

Os principais indicadores são os documentos, em média um documento/contrato possui 10 páginas, podendo variar, assim como demanda em média 4 assinaturas.

Segundo O Globo, um documento pode levar em média 5 dias para ser gerado, assinado e concluído.

Clientes do Assinadoc afirmam que levam menos de 30 minutinhos para a realização completa do processo, este utilizando esse tempo para gerar e trabalhar com esses documentos. Ele, dessa forma, estará passando a economizar de forma digital em média 2 horas e 40 minutos por documento!

Portanto, ainda estamos considerando que um colaborador em 30 minutos consegue trabalhar com ao menos 10 contratos, o que normalmente é um valor até alto.

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Economia ambiental

Segundo o Trtes, uma árvore gera em média 10.000 folhas de papel ao todo, assim como cada uma destas folhas utiliza direta e indiretamente aproximadamente 10.000 litros de água para ser produzida.

Lembrando que 1 resma de papel possui 500 folhas, em um custo médio nacional de R$25,00 e que uma resma utiliza em média um tonner pequeno, que custa em média R$100,00.

Burocracia

A burocracia é uma boa parte disto.

Se contarmos o deslocamento necessário, em média será necessário se deslocar uma vez a cada 5 documentos, gastando em média 10km (5 ida e 5 volta) individualmente. Tendo em mente o preço atual do combustível (por volta de R$6) e pensando em um veículo relativamente econômico (10km/L).

Eventualmente se gastaria por volta de R$6 por documento (ou 1L de gasolina) para fazer todo o deslocamento. Mas não para por aí, você ainda terá custas cartorárias, uma assinatura reconhecida no mesmo nível de confiabilidade do Assinadoc custa até R$12,00 (valor monetário).

Quanto fica esta conta?

Por fim, se você assinar apenas 10 docs em um mês com o assinadoc, vai economizar em média, direta e indiretamente até R$758,15.

Essa economia passa por transporte, horas de equipe dedicadas a resolver problemas com documentos impressos, custos e mais! Isso sem contar com o impacto ambiental, apenas com estes 10 documentos você deixa de utilizar 10.000 litros de água não imprimindo 100 folhas.

Não perca tempo, cadastre-se no Assinadoc agora mesmo e faça uma grande economia para a sua empresa e para o meio ambiente!

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Por isso, nós preparamos algumas dicas matadoras para você aderir ao processo de trabalho remoto na sua empresa e até mantar o processo total ou parcialmente após a crise do Coronavírus.

Crie um ambiente de trabalho

Demarque seu território. Estabeleça um cômodo da casa como o seu escritório. Coloque lá tudo o que você precisa para realizar o trabalho apropriadamente.

Dê preferência a locais silenciosos da sua casa. Fuja do cômodo cuja janela dá para o playground do prédio, por exemplo. Cômodos arejados e bem iluminados também são uma boa pedida.

Se você é amante da natureza, coloque uma planta na sua mesa. Se é fanático por um time de futebol, coloque uma bandeirinha dele ao lado do computador. Coloque retratos da família na mesa, trate seu home office como um escritório de verdade.

Defina horários que funcionam para você

Ok, você trabalha em casa, mas isso não significa que sua jornada diária de trabalho deve ser semelhante à do escritório.

Em casa você rende de forma diferente, tem outras necessidades, a maior parte das empresas que não tem sucesso no Home Office tentam recriar o ambiente do escritório em casa.

Isso vale independentemente do horário que você escolher para executar suas atividades. Se você sente que produz mais à noite, e seu negócio permite que trabalhe nesse período, por que não? Afinal, esta é uma das vantagens de trabalhar em casa.

Cuidado com as distrações!

Se você tem filhos, gato, papagaio, cachorro, estabeleça limites para eles. Crianças aprendem cedo, então comece cedo a deixar claro que, embora você esteja em casa, aquele é seu local de trabalho.

O Junior não ligaria para o seu trabalho pedindo ajuda com aquele problema insolúvel de matemática da quarta série, correto? Então ele não deve ligar e, principalmente, você não deve permitir que ele faça isso quando estiver trabalhando em casa.

Resolver problemas pessoais durante o horário de trabalho também está fora de questão. Você e as pessoas têm de entender que você está em casa, mas está trabalhando, caso contrário, tchau, tchau produtividade.

Tenha metas e objetivos

Disciplina é a palavra-chave. Trabalhar em casa pode gerar distrações que afetam sua produtividade. Tenha uma lista exequível de tarefas a ser realizadas durante o dia e obrigue-se a cumpri-la, até mesmo para são trabalhar mais do que o necessário e ficar exausto em pouco tempo.

Essa é uma boa forma de manter-se produtivo e disciplinado, mesmo no conforto do lar, e de não deixar que seu home office acabe se transformando em um fardo.

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Faça pausas

Trabalhando no escritório, longe de casa, de vez em quando você dava uma levantadinha para ir ao banheiro, beber uma água, pegar um café. Adote esse hábito, também, quando estiver ralando em casa.

Essas pausas são fundamentais para espairecer as ideias e seguir para a próxima tarefa. Também podem ser úteis para ajudá-lo a resolver um problema aparentemente insolúvel, porque dá o distanciamento, muitas vezes, necessário para enxergar a situação como um todo.

Sabemos que trabalhar em casa pode ser desafiador para sua produtividade, mas não seja tão duro consigo mesmo. Evite passar horas a fio com os olhos grudados na tela do computador. Faça uma pausa pela causa.

Saia do trabalho no final do dia

Sua jornada de trabalho chegou ao fim? Ótimo. Levante-se e vá embora do escritório, mesmo que ele fique na sua casa.

O importante aqui é não se tornar um refém do trabalho dentro da própria casa. Se você decidiu que sua jornada de trabalho acaba às seis da tarde, levante da cadeira às seis da tarde e vá fazer alguma outra coisa da vida.

Afinal, se você tivesse de se locomover para o escritório todo dia não estaria disponível 24 horas por dia, não é mesmo?

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