Ficou interessado em saber mais sobre segurança de dados e suas vantagens para seu negócio? Continue a leitura deste artigo e confira agora mesmo!

Cibersegurança e a sua importância 

A cibersegurança nada mais é do que práticas que protegem computadores, dispositivos móveis ou servidores, de fraudes ou vazamentos de dados. Uma empresa possui diversos dados importantes, como também sigilosos e a sua perda ou dano pode causar sérios problemas para a organização. 

Sendo assim, a cibersegurança é de grande importância para empresas que trabalham com informações digitalizadas. Além disso, o seu uso também oferece mais credibilidade para empresa, uma vez que demonstra importância com a prestação de serviço e segurança. Já que a sua aplicação permite que seus dados fiquem mais seguros de ataques, como:

Ransomware: É um software projetado para sequestramento de dados por meio do bloqueio de acesso de criptografia, que usa como refém arquivos da vítima e cobra uma quantia de dinheiro para o resgate desses dados;

Malware: Sem dúvida, essa é a ciberameaça mais comum contra diversas empresa Isso porque, é um programa desenvolvido para infectar o computador e causar danos graves em sistemas e pode ser feito por diversos softwares, como: vírus, worms, backdoors e trojans; 

Ataques DDos: Outra ciberameaça muito recorrente é o ataque de negação de serviço, que é uma forma de impedir o funcionamento do fluxo de dados, logo após o envio de diversas solicitações que prejudicam a rede;

Phishing: Já esse ataque virtual se trata de uma técnica de fraude eletrônica para manipular usuários com objetivo de conseguir dinheiro e informações pessoais;

Injeção SQL: É um tipo de ataque cibernético que se aproveita de falhas de sistemas para realizar ataques por meio da alteração ou exclusão do banco de dados.

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Como aplicar?

Agora que já entendeu o que é cibersegurança, deve estar se perguntando sobre como adotar essas práticas contra ciberameaças. Por isso, separamos as melhores formas de aplicar a cibersegurança em sua empresa e garantir integridade no mercado. Veja a seguir algumas medidas de seguranças que devem ser aplicadas em seu negócio.

Sistema de criptografia

Uma boa prática é usar um sistema de criptografia para proteger dados importantes e sigilosos. Essa tecnologia permite mais segurança para as comunicações entre servidores e clientes, assim, proporcionando o controle de acesso e integridade dos documentos.

Políticas de cibersegurança

Outra forma de evitar esses ataques é incluir políticas de cibersegurança em sua empresa, que estabeleça regras e práticas a serem seguidas.

Investir em assinaturas eletrônicas e automatizadas

Tecnologias de assinaturas eletrônicas proporcionam mais segurança de dados para uma empresa, como autenticação de documentos e automatização de processos. Essa ferramenta também reduz os riscos de fraudes digitais. 

Dessa forma, o Assinadoc oferece a melhor ferramenta de assinaturas eletrônicas para a sua empresa, proporcionando mais otimização nos serviços, como também segurança de dados.

Entre em contato com a nossa equipe e veja qual é o melhor plano para as suas necessidades. Descubra como uma ferramenta inovadora pode proteger e potencializar o seu negócio!

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A Contabilidade Digital é uma maneira ágil e prática de fazer contabilidade, adaptando as atividades feitas presencialmente para o modelo virtual.

Entretanto, não é apenas fazer o atendimento online, mas sim fazer os uso das ferramentas tecnológicas para um bom atendimento, visando sempre os melhores resultados para os cliente através de uma relação de proximidade e parceria.

A contabilidade digital ajuda na desburocratização de processos contábeis, aumentando a produtividade e a eficiência de tarefas. Através da utilização de recursos de automação e inteligência artificial, é possível ter um melhor controle sobre dados do cliente e da empresa. O que garante uma melhor análise de dados e planejamento estratégico.

Além disso, diferentemente da contabilidade online, no qual o trabalho fica a encargo de um sistema, na contabilidade digital o contador tem um papel estratégico, constituindo assim, um serviço mais especializado.

Desse modo, ao falarmos de contabilidade digital vemos como esse serviço tem revolucionado a maneira de se fazer contabilidade, pois tira o contador de tarefas operacionais e utiliza seu potencial de maneira mais estratégica, permitindo uma otimização de processos e maior produtividade.

Como funciona a contabilidade digital?

Como é possível imaginar, a contabilidade digital funciona com base na internet e utilizando softwares de automação de processos, inteligência artificial, entre outras ferramentas tecnológicas.

Por meio dessas ferramentas, os contadores têm acesso fácil e rápido a todas as informações que precisam dos seus clientes, tendo um maior poder de análise de dados e conseguindo otimizar suas tarefas. Além disso, a utilização dessas ferramentas também permite a eliminação de processos burocráticos e repetitivos.

Assim como o contador se beneficia dessas inovações tecnológicas adaptadas ao escritório contábil, seus clientes também usufruem dele. Afinal, a partir da utilização de tecnologia fica muito mais fácil fornecer as informações necessárias referentes a contabilidade do um negócio, fazendo que haja praticidade e agilidade no atendimento.

Dessa forma, ambos os lados têm acesso fácil aos mais diferentes dados, podendo consultar, exportar, enviar documentos e realizar diversos outros processos.

Quais os benefícios da contabilidade digital?

A tecnologia trouxe inúmeros benefícios para o nosso dia a dia e isso não poderia ser diferente para o mercado contábil. Por isso, vamos listar algumas das vantagens da contabilidade digital.

Aumento da Produtividade

Com a utilização de softwares de automação de processos, a rotina dos escritórios de contabilidade se tornam muito mais ágeis e práticas. Através desses sistemas é possível eliminar tarefas repetitivas e que não agregam valor ao cliente, sobrando mais tempo para focar em atividades mais estratégicas para a empresa.

Além disso, a utilização dessas ferramentas eliminam o erro que poderiam ser ocasionados por falhas humanas, já que os sistemas têm uma programação para realizar tarefas específicas.

Com a contabilidade digital, é possível gerenciar documentos de forma mais eficiente. Utilizando os recursos de armazenamento em nuvem, fazendo o envio de documentos de maneira mais prática sem precisar imprimir ou se deslocar para entregar documentos.

Também é possível se livrar de tarefas burocráticas como cálculo de impostos, registro de informações, entre outros que acabam ocupando bastante tempo. Com isso, o contador pode dedicar mais tempo na análise de dados e tomar decisões para aumentar a competitividade de seus clientes.

Comunicação Otimizada

Ao ter um escritório digital é possível que você se comunique com seus clientes pela internet, o que torna a comunicação mais eficiente, pois elimina tempo de deslocamento e flexibiliza horários.

Além disso, através do digital a troca de documentos se torna mais rápida, trazendo agilidade e facilidades para o contador e seus clientes. A comunicação é essencial para um contador, pois ele não só faz cálculos para o negócio, mas também trabalha com a análise de dados avaliando o melhor caminho para as empresas.

Sendo assim, é importante que haja uma comunicação constante entre as partes.

Melhora na Gestão de Documentos

Outro aspecto positivo da contabilidade digital, é que ela permite uma melhor gestão de documentos.

Faz com que o compartilhamento de arquivos seja muito mais rápido e prático, além de ajudar a reduzir papeladas e auxiliar no monitoramento de arquivos.

Softwares como Assinadoc trazem ainda mais facilidade para a gestão de documentos e contratos online, por meio de automatização de processos.

Através dessas ferramentas é possível restringir o acesso a documentos, receber alertas de vencimentos de contratos, gerar lembretes automáticos para assinatura de documentos importantes, controlar histórico de modificações de um documento, entre outras funções. 

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Segurança 

Assim como em um negócio tradicional, existe uma grande preocupação em relação a confiabilidade do negócio e segurança de dados do cliente.

No mercado tecnológico não é diferente, consequentemente, também é importante que haja a segurança digital de negócios online. Nesse contexto, apesar dos receios de muitos, o ambiente virtual tem se tornado cada vez mais seguro.

Com as plataformas virtuais, é possível ter segurança no armazenamento da documentação online. Por meio dessas plataformas também é possível limitar o acesso a informações e ter dados criptografados.

É importante frisar que com o crescimento do uso do ambiente virtual, a demanda por cibersegurança se tornou muito maior e, cada vez mais vem se trabalhando para aumentar a segurança de sistemas e para garantir os direitos dos usuários na internet. 

Vale ressaltar aqui a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que vem para garantir a proteção dos dados pessoais. Neste sentido, desde pequenas empresas, até grandes corporações devem se adequar a lei.

Atendimento Eficiente

Com a melhoria da produtividade da empresa ocasionada pela implementação de recursos tecnológicos, a otimização dos processos garante um melhor uso do tempo e dos recursos humanos da empresa.

Desse modo, é possível focar em uma melhor experiência do cliente, fazendo com que o mesmo tenha mais facilidade e agilidade em seu atendimento.

Além disso, através das plataformas é possível ter um poder de análise de dados maior garantindo o aumento na qualidade das informações geradas pelo escritório de contabilidade, acarretando em melhores resultados e, consequentemente, o sucesso do cliente.

Como podemos ver, a contabilidade digital veio para otimizar processos e auxiliar o contador em sua rotina de trabalho, permitindo maior produtividade, redução de custos, segurança de processos, entre outros benefícios.

Portanto, é importante considerar essa solução, afinal, a inovação é essencial para a sobrevivência e o sucesso de uma empresa. Além disso, vivemos em um mundo cada vez mais tecnológico, por isso, é importante acompanhar essas tendências para se manter competitivo no mercado.

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Com a pandemia, o processo de transformação digital foi acelerado, e o que estava sendo discutido como futuro do trabalho já está tornando-se uma realidade. Isso devido a necessidade de adaptação e adesão da tecnologia para dar continuidade às atividades diárias com proteção e distanciamento.  

É nesse contexto que surge também a necessidade da automação de processos, pois com o distanciamento social e o modelo de trabalho remoto e/ou híbrido; verificou-se a importância do uso de ferramentas para agilizar e facilitar processos, permitindo a otimização do trabalho.

Assim, nesse artigo vamos explorar um pouco mais a importância de se automatizar processos e como ele pode impulsionar negócios ajudando-os a melhorarem seu desempenho e participando no processo de transformação digital.

Mas o que é automação?

Quando falamos em automação estamos pensando na otimização de processos. Dessa forma, a automação vem para melhorar e tornar mais eficiente processos internos. Por exemplo, a organização de fluxos de trabalho, tudo isso a partir do uso de tecnologia, substituindo  tarefas manuais por sistemas. 

O objetivo dessa ação é acelerar etapas, integrar processos, melhorar a gestão de tempo, pessoas e garantir que a empresa possa ter mais agilidade, tempo e recursos para investir no crescimento do negócio. 

Assim, a automação vem para que as empresas possam diminuir os esforços que as pessoas precisam despender para a execução de tarefas.

Levando em conta principalmente processos repetitivos que acabam tomando tempo e geram pouco valor ao cliente final.

Por isso, ela tem se tornado tão essencial para que as empresas se mantenham competitivas, ainda mais no período em que estamos vivenciando a transformação digital. 

Benefícios da Automação

Já aprendemos que automação é o uso de tecnologia para otimizar processos internos, descartando processos repetitivos e eliminando a intervenção humana. Agora vamos explorar um pouco mais sobre os benefícios dessa tecnologia quando empregada em um empreendimento.

1) Aumento da Produtividade

A automação ajuda a eliminar processos repetitivos, assim, os funcionários da empresa ganham mais tempo para desempenhar atividades que realmente importa e que geram mais valor à empresa.

Ao simplificar processos, a automatização faz com que a equipe produza com mais rapidez. Dessa forma, diminuindo a sobrecarga de trabalho dos funcionários e aumentando a motivação destes para execução de tarefas.

2) Diminuição de Custos 

Com a automação é possível reduzir diversos custos, desde a contratação de novos funcionários até gastos com itens administrativos como papéis, impressão, entre outros.

Além disso, ao auxiliar a conclusão de tarefas de forma mais rápida, a empresa também economiza. Precisamos considerar que ao otimizar processos é possível ter maior controle de estoque, evitar comprar em excesso e fazer uma melhor gestão de recursos.

Dessa forma, ao conseguir controlar melhor a receita da empresa, eliminar custos e controlar excessos, isso gera uma maior lucratividade e saúde financeira do empreendimento.

3) Redução de Erros 

Ao utilizarmos a tecnologia para fazer o controle de processos, conseguimos reduzir o risco de erros nessas atividades, afinal, até o funcionário mais experiente da firma está suscetível a cometer erros em alguns processos.

Além disso, ao eliminar algumas tarefas, pode haver uma melhora no rendimento dos colaboradores, pois eles não precisa focar a atenção em várias tarefas ao mesmo tempo, o que contribui para um trabalho mais eficiente.

É importante lembrar que para as empresas que um pequeno erro pode gerar um grande prejuízo. Portanto é sempre bom encontrar formas de reduzir riscos e, por isso, cada vez mais empresas procuram a automação como saída. 

Vamos enfatizar também que a máquina tem um risco muito pequeno de errar, porque ela foi configurada para cumprir padrões repetitivos, o que a torna uma opção mais segura.

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Exemplos de Automação

Gestão de Marketing 

No marketing existem vários processos que podem ser automatizados para otimizar resultados como por exemplo, publicação de postagens, envio de e-mail, personalização de campanhas entre outros. Nesse contexto, existem várias ferramentas que permitem otimizar esses processos e garantir uma melhor performance e, consequentemente, resultados.

Além disso, através das plataformas de automação de marketing é possível acompanhar resultados, mensurando indicadores como alcance, engajamento e entre outros que ajudam a ter um olhar estratégico para o negócio.

Recomendação: Melhores Ferramenta Gratuitas para Marketing em 2021

Gestão Financeira

Existem sistemas que oferecem gráficos e relatórios que facilitam a rotina do gestor financeiro. Algumas das funcionalidades desses sistemas ajudam o gestor a manter as contas em dia ajudando a evitar taxação por atraso. 

Além disso, esses sistemas também ajudam a gestão melhor da saúde financeira da empresa ao oferecer recursos que permitem maior análise do negócio, fazendo com que o gestor consiga enxergar gargalos que impedem o crescimento da empresa. 

Gestão de Contratos 

A gestão de contratos é uma área muito importante da empresa. Afinal, é por meio dela que são estabelecidos direitos e deveres de empresários, fornecedores, clientes, entre outros.

Por meio de plataformas de assinatura eletrônica e gestão de processos como o Assinadoc. É possível desburocratizar processos, reduzindo custos com logística, cartório, insumos para escritório entre outros. 

Além disso, a rotina de escritório se torna muito mais prática ao facilitar processos como geração de contratos, solicitações de assinatura online e agilidade para assinatura de documentos.

Nesse post podemos falar um pouco mais sobre o processo de automação, seus benefícios e como ele é aplicado na pratica em diversos setores. Vimos também que ele tem sido um recurso fundamental para a modernização e transformação digital das empresas.

Portanto, para que as empresas se adaptem à essa transformação e se tornem competitivas, é essencial que elas possam implementar processos de automação na sua rotina de trabalho. Afinal, existem inúmeros aspectos positivos associados a ela como aumento da produtividade, diminuição de custos e redução de erros.

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A lei que entrou em vigor em dezembro de 2020 – passando ter fiscalização em agosto de 2021, está mudando radicalmente a forma como as empresas lidam com dados pessoais e informações sensíveis de clientes.

Segundo a própria LGPD, o objetivo de estabelecer essas regras é garantir:

• O respeito à privacidade
• A autodeterminação informativa
• A liberdade de expressão, informação, comunicação e opinião
• A inviolabilidade da intimidade da honra e da imagem 
• O desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação
• A livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor
• Os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.

De acordo com a LGPD, nenhuma empresa poderá possuir informações consideradas sensíveis como nome ou e-mail sem o prévio consentimento do usuário ou cliente. 

Mesmo que obtenha autorização, a empresa terá responsabilidades jurídicas no tratamento desses dados. E, caso não respeite a lei, poderá pagar multas que podem chegar a até R$ 50 milhões de reais. 

De forma geral, a LGPD exige que as empresas solicitem autorização do titular dos dados e informem para quais finalidades devem usá-los, tornando a relação entre empresas e usuários mais transparente. 

Porém, desde que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) começou a ser discutida muita gente ficou dividida. 

De um lado, a preocupação com os impactos nos negócios (principalmente na internet), do outro, o alívio e esperança de que os dados sensíveis serão manuseados de forma mais responsável e consciente daqui para frente.

Como o Assinadoc lida com os dados?

O Assinadoc possui uma política 100% transparente em relação aos dados e documentos dos seus clientes. Inicialmente todas as informações possuem criptografia, de forma que fiquem armazenadas de forma segura.

Além disso, o Assinadoc não compartilha nenhum dado com terceiros, todos os documentos, informações e dados ficam armazenados de forma segura.

Temos também uma política transparente quando falamos de exclusão, o que significa que se você apagar um documento no Assinadoc, ele realmente será deletado.

Possuímos backups em casos de acidentes, porém após uma semana que seu arquivo foi apagado os backups também serão.

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Como eu posso preparar minha empresa?

O primeiro passo é questionar se as informações que você pediu para seu cliente no preenchimento do documento são essenciais. Uma vez que a LGPD recomenda que se armazene e colete apenas o necessário.

Após o preenchimento dos documentos você pode ficar tranquilo(a), pois armazenaremos esses documentos com segurança. Entretanto, fique atento aos usuários que possuem acesso à eles (sua equipe) – você pode definir permissões ao criar as contas do se time no Assinadoc.

Além disso, vale lembrar que após baixar uma cópia do arquivo os dados dos seus clientes também vão ser baixados. Então, delimite quem tem acesso aos dados e informações, e também aconselhamos que deixe os documentos no Assinadoc, caso não seja necessário o uso externo delas.

Por último, lembre-se dos direitos que seus clientes possuem sobre os seus dados. Nós oferecemos meios de você atender aos direitos dos seus clientes, contudo parte de você e do seu time atender as solicitações deles, como pedidos de acesso à documentos ou pedidos para exclusão de documentos.

Confira os principais direitos que seus clientes possuem sobre os seus dados:

1. Confirmação da existência de tratamento;
2. Acesso aos dados;
3. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
4. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto nesta Lei;
5. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa e observados os segredos comerciais e industriais, de acordo com a regulamentação do órgão controlador.

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